Depois de uma longa pesquisa e de dezenas de abas abertas no navegador, encontraste uma open call que se adequa ao que mais gostas de fazer. Começas a imaginar um projecto e consegues vê-lo a acontecer sem grandes dificuldades, até porque reúnes as capacidades e ferramentas necessárias para materializar a ideia. Antes de tudo isso, só tens de ler o regulamento. Através dessas normas, saberás se poderás ou não concorrer — e só depois avanças para o preenchimento do formulário. Concluído esse processo, basta aguardar (com mais ou menos nervosismo) até ao dia em que é anunciado o projecto vencedor.

É assim tão simples? Sim, pode ser, mas não sem empenho e alguns cuidados no antes, durante e depois da submissão da candidatura. Por isso, e para que as hipóteses de o teu projecto ser seleccionado, o P3 partilha algumas dicas e conselhos de Pedro Silva e Chris Ribeiro, administradores da página FAC's (Fórum de Apoios e Candidaturas) da plataforma P’LA ARTE.

Não é nenhuma novidade: não há duas open calls iguais. Para lá dos motivos óbvios — como a área do saber e criativa que se inserem, a localidade ou o valor do pagamento —, cada uma tem o seu regulamento e, claro, avaliadores diferentes. Por isso, mesmo que encontres duas ou mais oportunidades a que possas concorrer com a mesma ideia, não é boa ideia “fazer o mesmo projecto para todas”, avisa Chris Ribeiro. E, claro, concorre aos apoios que se adequam mesmo ao que tu queres fazer e ao que as entidades procuram. “Se o tema é o fado, não vale a pena” concorreres “com propostas ligadas à música electrónica”, frisa a gestora cultural.

No momento em que começas a preencher o formulário, deverás ter em atenção “o número de caracteres por campo” — especialmente nos campos em que te é pedida a descrição do projecto e outras informações que requerem uma maior explicação da tua parte. “Copiar os campos dos formulários online para um ficheiro Word”, é uma boa ideia; assim, podes esquivar-te de erros de ortografia, por exemplo. E, para teres certeza de que existe “correspondência entre o que se solicita para cada campo e o que se escreve”, também vale um pedido de ajuda a amigos ou membros da equipa.

A descrição do projecto tem de ser “clara”, diz Pedro Silva. Assim, quando o avaliador estiver a ler “as primeiras linhas ou a introdução, tem de saber do que se trata imediatamente”. “Vale a pena ser criativo, mas temos de ser objectivos”, salienta o produtor cultural. Para além disso, o texto deve ser “claro e conciso”. No fundo, tens de conseguir “transpor para o papel” a tua ideia. Caso aches que não se percebe muito bem o que queres dizer, pede ajuda a quem for preciso: é muito mais fácil quando o trabalho é feito em equipa (até porque quase nenhum projecto se ergue “sozinho”).

Quando pensares na descrição do teu projecto, deves tentar responder a algumas perguntas. O que propões alcançar? Que metas queres atingir e o que podes levar de novo “ao território ou comunidade” (e até a ti próprio) com a tua ideia? Como se concretiza este projecto no espaço e no tempo? Pedro Silva considera que existem quatro objectivos a que deves responder: “É fundamental perceber os objectivos gerais, estratégicos, específicos e operacionais e detalhar cada um destes pontos.”

Por isso, deves ser capaz de conseguir “planear e definir no tempo” todas as acções que integram a realização do que propões fazer: começas pela preparação, depois passas para a execução e montagem e, por fim, para o acontecimento em si. Não quer dizer que tenhas de ter um dia especificado para determinado momento — basta “detalhar as actividades e identificá-las no tempo”, entre o início e o fim, mais uma vez. Não te esqueças de pensar o projecto para quem se dirige o teu projecto (e se se enquadra na proposta da entidade promotora).

Outro “aspecto fundamental”, diz Pedro Silva, é a descrição da equipa que trabalhará contigo (nomeadamente se te candidatares através de uma associação). “Os projectos não se fazem sozinhos. É importante dizer quem faz parte e explicar o que é que aquelas pessoas trazem ao projecto. Por exemplo, por que motivo é preciso um motion designer, um produtor? Tem de se incluir isso.”

No momento em que te candidatas a uma open call, deves ter em conta que haverá contas a fazer. Por isso, “a descrição das despesas incluídas, bem como a sua necessidade para o projecto” fazem parte de todo o processo. O orçamento deve ser “bem detalhado”, lembra o administrador do FAC’s, e isto inclui “ter um documento provisional e associar documentação, para sabermos o que custa e não partirmos de suposições”.

Nunca é demais lembrar que os documentos de identificação (pessoais e colectivos) devem estar dentro da validade. Dívidas à segurança social ou ao município, quando o promotor é a autarquia, são travões à candidatura em praticamente todos os casos. “Se o apoio for público, é uma questão solicitada, de certeza”, reforça Pedro. Ou seja: mesmo que tenhas lido o regulamento antes de procederes à redacção do teu projecto, volta a lê-lo mais tarde, para não te escapar nada.

Por vezes podes ter apoio de duas entidades diferentes com o mesmo projecto — uma poderá financiar a sua execução e outra ajudará na impressão de folhetos informativos, por exemplo. Nesses casos, “é importante saber que as despesas não podem ser duplicadas”. Os custos devem ser divididos de acordo e deves explicitar o que será apoiado por cada entidade. Evita sarilhos: em muitos dos casos, estás a “usar dinheiro público” cujo uso precisa de ser comprovado, indica Chris. Para além disso, “uma das condições para concorrer aos apoios é ter actividade aberta e contabilidade organizada”, acrescenta. Se ainda não o tiveres feito e quiseres concorrer a open calls, tens aqui a tua deixa. E não te esqueças: a tua Classificação das Actividades Económicas Portuguesas por Ramos de Actividade (CAE) deve estar enquadrada “na ala cultural”, devido às implicações destes concursos. Nesta parte mais burocrática, não é má ideia “solicitar a um profissional especializado [em contabilidade] que te informe sobre impostos e outros itens”.

Já deves ter percebido que é preciso pensar em quase tudo no momento em que preenches os campos dos formulários destes apoios. Inclusive se, na pior das hipóteses, algo condicione a sua instalação ou realização — principalmente em tempos de pandemia, já que as normas sanitárias podem, a qualquer altura, apertar. No caso dos projectos apresentados em espaços abertos, é bom ter em conta que nem todos os estados do tempo são ideais. Por esse motivo, a tua ideia “deve ser adaptável” a outro espaço, caso necessário. Não é bem um plano B — isso seria “quase outro projecto”, brinca Chris —, mas sim uma salvaguarda.